Kosten besparen op pre-employment screening?
De verborgen kosten van handmatige screening
Een screening bestaat uit veel meer dan het uitvoeren van de controles zelf. Recruiters, HR-professionals en administratieve medewerkers besteden gemiddeld 60 minuten per kandidaat aan het volledige proces. Denk daarbij aan:
e-mails versturen
kandidaten interviewen en nabellen
gegevens en documenten controleren
ontbrekende informatie opvragen
resultaten verwerken en opslaan.
Screent een organisatie jaarlijks honderden kandidaten, dan lopen deze uren en de bijbehorende personeelskosten snel op.
Een praktijkvoorbeeld van de kostenbesparing
De besparingscalculator van Otentica maakt inzichtelijk hoeveel een efficiënter screeningsproces kan opleveren. Neem het volgende voorbeeld:
500 screenings per jaar
Contractduur: 2 jaar
Gemiddeld HR-uurtarief: €25,75
Tijd per handmatige screening: 60 minuten
Kosten per screening: €14,50
Jaarlijkse Otentica-licentie: €2.400
Over een periode van twee jaar levert dat het volgende beeld op:
Huidige kosten €25.750
Kosten met Otentica €19.300
Structurele besparing €6.450
Kostenreductie 25%
Beide bedragen zijn de totale kosten van dat scenario over twee jaar. In de huidige situatie bestaan de kosten volledig uit HR-tijd (1.000 screenings × €25,75). In de situatie met Otentica vervalt vrijwel al dit handmatige werk en bestaan de kosten uit de licentie (€4.800 over twee jaar) en €14,50 per screening*. Zo vergelijk je appels met appels: totale kosten tegenover totale kosten.
*De berekening is exclusief eventuele eenmalige configuratiekosten.
Meer tijd voor HR
Naast de directe kostenbesparing levert een efficiënter proces vooral tijdwinst op. Minder administratieve taken betekent dat HR-professionals meer ruimte hebben voor recruitment, onboarding en andere waardevolle activiteiten. Bovendien ontstaat er meer overzicht en worden processen consistenter uitgevoerd.
De besparing groeit mee
Hoe meer screenings een organisatie uitvoert, hoe groter het financiële voordeel. Bij hogere aantallen lopen de besparingen verder op, doordat er minder tijd nodig is voor administratie en opvolging. Zo wordt het screeningsproces niet alleen efficiënter, maar ook beter schaalbaar.
Waarom kiezen voor Otentica?
Organisaties kiezen voor Otentica omdat het de totale kosten van pre-employment screening verlaagt. Niet alleen door de prijs per screening, maar vooral door tijd te besparen op administratieve werkzaamheden. Dit resulteert in:
lagere proceskosten;
minder handmatig werk;
een efficiënter screeningsproces;
meer tijd voor HR-taken die waarde toevoegen.
Bereken je eigen besparing
Iedere organisatie is anders. Het aantal screenings, het HR-uurtarief en de benodigde controles verschillen per situatie. Met de besparingscalculator van Otentica krijgt je snel inzicht in je huidige kosten, de verwachte kosten met Otentica en de mogelijke besparing.
Conclusie
De kosten van pre-employment screening bestaan uit meer dan alleen de prijs per screening. Vooral de tijd die HR besteedt aan handmatige werkzaamheden bepaalt in grote mate de totale kosten. Uit de voorbeeldberekening blijkt dat een organisatie met 500 screenings per jaar over twee jaar €6.450 kan besparen: een kostenreductie van 25%.
Door het screeningsproces efficiënter in te richten, besparen organisaties niet alleen geld. Ze creëren ook meer ruimte voor HR om zich te richten op werk dat direct bijdraagt aan de organisatie.
