Otentica koppelen aan je bestaande ATS of HR-systeem
Vroeger was een koppeling een project
Wie tien jaar geleden twee systemen wilde verbinden, begon met een technisch ontwerp, een ontwikkelbudget en een planning van maanden. Veel organisaties kozen daarom voor de tussenoplossing: gegevens exporteren, bestanden uitwisselen, handmatig overtypen. Werkbaar, maar foutgevoelig en traag.
Die situatie hoort inmiddels tot het verleden.
De API is de norm geworden
Vrijwel elke serieuze ATS- of HR-leverancier biedt tegenwoordig een gedocumenteerde API. Daarmee liggen de spelregels van tevoren vast: hoe je je authenticeert, welke gegevens beschikbaar zijn, hoe je wijzigingen doorgeeft en hoe je een melding krijgt als er iets verandert.
Dat klinkt technisch, maar het praktische gevolg is eenvoudig. Een koppeling bouwen is geen ontdekkingstocht meer. Het is het toepassen van afspraken die er al zijn.
Otentica is gebouwd om te koppelen
Aan onze kant hebben we daar bewust op ingezet. Otentica heeft een eigen open API, werkt met webhooks en gebruikt een vast datamodel voor kandidaten, screeningsopdrachten en statussen. Veldnamen en processtappen koppelen we via configuratie aan het systeem van de klant.
Het werk zit daardoor niet in bouwen, maar in afstemmen: welke checks horen bij welke functiegroep, op welk moment in het proces start de screening, en welke informatie komt er terug. Dat zijn inhoudelijke keuzes die je samen maakt, geen maatwerksoftware.
Werkt het ook met jouw systeem?
Het uitgangspunt is eenvoudig: heeft je ATS of HR-systeem een API, dan kunnen we koppelen. Dat geldt voor de systemen waar we al mee werken en net zo goed voor systemen die we nog niet eerder zijn tegengekomen.
Inmiddels sluit Otentica aan op meer dan 170+ uiteenlopende recruitment-, HR- en salarissystemen, elk met een eigen API en een eigen manier van werken. Een actueel overzicht van de bestaande koppelingen vind je op onze koppelingenpagina.
Staat jouw systeem daar niet tussen? Dan komt er aan het begin één stap bij: we nemen de documentatie van je systeem door. De rest van het traject verloopt hetzelfde.
Inventarisatie. We kijken naar de documentatie van het systeem en naar het proces dat je wilt automatiseren.
Mapping. We bepalen welke gegevens heen en weer gaan en op welk moment.
Testen. De koppeling draait eerst in een testomgeving, met echte processtappen en zonder echte kandidaten.
Live. Na akkoord zetten we de koppeling aan.
Omdat we deze stappen inmiddels voor veel verschillende systemen hebben doorlopen, hergebruiken we telkens dezelfde bouwstenen. Elke nieuwe koppeling kost ons daardoor minder tijd dan de vorige, en dat merk je direct in de doorlooptijd van de implementatie.
Wat het oplevert
Van sollicitatie tot indiensttreding loopt er één lijn: de kandidaat wordt in het ATS aangenomen, de screening start automatisch, en het resultaat landt op de plek waar HR verder werkt. Dat betekent in de praktijk:
Geen dubbele invoer van kandidaatgegevens
Screenings die automatisch starten op het juiste moment in het proces
Status en resultaat zichtbaar in het systeem waar je toch al werkt
Kortere doorlooptijden en minder administratief werk
Betere datakwaliteit en minder invoerfouten
Een sluitend audittrail voor compliance
Benieuwd hoe dat werkt met jouw ATS of HR-systeem? Bekijk het overzicht van onze koppelingen of laat weten welk systeem je gebruikt, dan kijken we in een korte inventarisatie wat er nodig is.
